.svg)
Hvad er en elektronisk faktura?
Elektroniske fakturaer eller e-fakturaer er digitale fakturaer, der overføres direkte mellem virksomhedernes finansielle systemer i et struktureret, maskinlæsbart format. I denne artikel henviser det til dokumenter sendt mellem virksomheder (B2B eller B2G) og ikke mellem virksomheder og privatpersoner (B2C).
Elektroniske fakturaformater og -netværk i Sverige
Der er flere formater til elektronisk fakturering i Sverige: Regeringen i Sverige opfordrer til brug af formatet Peppol BIS Billing 3.0, men andre formater som Svefaktura og EDIFACT er stadig i brug.
Fra april 2019 har Peppol BIS Billing 3.0 været obligatorisk for B2G-transaktioner, og mens Svefaktura ikke længere understøttes af SFTI (Single Face To Industry - en svensk organisation, der fremmer digital standardisering) det bruges stadig i vid udstrækning i B2B-transaktioner.
Peppol
Den Peppol Netværket blev indledt i 2008 og formelt oprettet i 2012 med henblik på udveksling af elektroniske fakturaer og andre forretningsdokumenter på tværs af landegrænser og er det foretrukne netværk i forbindelse med officielle transaktioner. Peppol anvender et netværk af adgangspunkter (ApS), der understøttes af EDI (Electronic Data Interchange) tjenesteudbydere, der understøtter både nationale og grænseoverskridende transaktioner.
NEA og interoperabilitet
Størstedelen af EDI-udbydere, der opererer i Sverige, er tilknyttet NEA (Nätverket för Elektroniske Affärer), en non-profit, medlemsstyret organisation dedikeret til fremme af elektronisk forretning i Sverige.
NEA er vært for et register (NEA eRegistrering) for at finde virksomheder, der er i stand til at sende og modtage elektroniske dokumenter såsom fakturaer og ordrer gennem de tilknyttede EDI-tjenesteudbydere. Bemærk, at NEA eRegister ikke leverer netværket til afsendelse og modtagelse af elektroniske fakturaer, da dette lettes af EDI-udbyderne.
For at sende en faktura ved hjælp af NEA skal afsenderens og modtagerens tjenesteudbyder have en interoperabilitetsaftale. Denne aftale specificerer, hvilke dokumentformater de skal sende mellem dem, hvordan dokumenterne overføres, og andre tekniske detaljer - hvilket sikrer sikker overførsel af dokumenter mellem parterne. Hvis den modtagende part er registreret i NEA eRegister, kan afsenderens tjenesteudbyder derefter videresende dokumentet til den modtagende parts tjenesteudbyder uden yderligere aftale.
Det er derfor afgørende at finde en EDI-udbyder ikke kun med et stort antal interoperabilitetspartnere, men som også er en aktiv deltager i NEA-samfundet og bruger NEA eRegister til at registrere deres egne kunder.
Status for elektronisk fakturering i Sverige
Elektronisk fakturering er obligatorisk for alle offentlige transaktioner i Sverige. Ifølge GRAVE (Den svenske myndighed for digital forvaltning) er over 80% af de fakturaer, der modtages af den offentlige sektor, elektroniske, hvorimod mindre end 30% af fakturaer, der sendes fra den offentlige sektor til private virksomheder, er elektroniske. Yderligere, ifølge Eurostat, ca. 60% af små og mellemstore virksomheder i Sverige kan sende elektroniske fakturaer.
Den svenske regering har aktivt fremmet elektronisk fakturering i flere år, blandt andet gennem arbejdet i DIGG og SFTI for at fremme dens inkorporering i den svenske erhvervskultur. Det annoncerede mål er at gøre elektronisk fakturering obligatorisk på B2B-transaktioner, selvom denne ændring stadig ligger i fremtiden.
Afsendelse og modtagelse af elektroniske fakturaer i Sverige
For at begynde at sende og modtage elektroniske fakturaer i Sverige har din virksomhed brug for:
- Et regnskabssystem, der kan importere og eksportere fakturaer i et maskinlæsbart format (f.eks. Svefaktura, Peppol BIS osv.)
- En EDI-udbyder, der tilbyder et Peppol-adgangspunkt, er et aktivt medlem af NEA-fællesskabet og har de nødvendige interoperabilitetsaftaler med EDI-udbyderne hos dine handelspartnere
- Registrering som modtager i NEA eRegister og Peppol, normalt foretaget af din EDI-udbyder
Sådan modtager du
For at begynde at modtage elektroniske fakturaer som svensk virksomhed, skal din virksomhed være registreret i både NEA eRegister og i Peppol.
Leverandører, der kan sende fakturaer via Peppol-netværket, begynder normalt automatisk at sende dig elektroniske fakturaer. For resten af dine leverandører er onboardingen dog stadig en meget manuel proces, selvom din virksomhed er registreret i NEA eRegister.
For at fremskynde onboarding, din EDI-udbyder kan tilbyde onboarding-tjenester når de kontakter dine leverandører for at oplyse dem om, at du er forbundet med en tjenesteudbyder og klar til at modtage elektroniske fakturaer. Leverandøren skal derefter kontakte deres egen EDI-udbyder for at etablere forbindelsen. Du kan også selv styre denne proces.
Sådan sender du
Sammenlignet med modtagelse kan processen med at sende elektroniske fakturaer være mere automatiseret, hvis du vælger den rigtige EDI-udbyder.
EDI-udbyderen skal kunne spørge, om det modtagende selskab er registreret i Peppol eller NEA eRegister og straks begynde at sende elektroniske fakturaer, hvis dette er tilfældet.
Bemærk, at ikke alle EDI-udbydere understøtter automatisk afsendelse til dele, der er registreret i NEA eRegister.
Har jeg brug for en EDI-tjenesteudbyder?
Der er flere skybaserede ERP-systemer tilgængelige med integrerede Peppol-adgangspunkter som en del af deres service. Disse systemer er dog normalt utilstrækkelige til elektronisk fakturering på det svenske marked, som stadig i høj grad er afhængig af NEA eRegister og interoperabilitetsaftaler mellem tjenesteudbyderne.
Derfor at sende og modtage elektroniske fakturaer inden for Sverige, virksomheder har brug for en EDI-tjenesteudbyder som er involveret i NEA og tilbyder både et Peppol-adgangspunkt og de nødvendige interoperabilitetsaftaler.
Disse tjenesteudbydere vil normalt også tilbyde yderligere tjenester for at forenkle håndteringen af elektroniske fakturaer, såsom dokumentkontrol, scanning osv.
International elektronisk fakturering
International fakturering er ofte kompleks: De fleste lande har deres egne foretrukne formater og bruger forskellige netværk. Det er derfor afgørende at finde den rette EDI-tjenesteudbyder, når der faktureres internationalt, med nødvendige sammenkoblingsaftaler og adgang til relevante netværk samt oversigt over gældende lovkrav.
At være i stand til modtage elektroniske fakturaer fra udlandet skal du være forbundet med en EDI-tjenesteudbyder, der kan:
- Udveksle dokumenter med den tjenesteudbyder, som afsenderen af fakturaen anvender - enten via sammenkoblingsaftaler eller via interoperabilitetsnet
- Håndter forskellige fakturaformater (f.eks. EDIFACT, cXML, ANSI X12, OIOUBL osv.) og konverter disse til et format, der er kompatibelt med dit finansielle system
Til sende elektroniske fakturaer I udlandet skal du være forbundet med en EDI-tjenesteudbyder, der kan sikre, at:
- Fakturaen kan konverteres til modtagerens foretrukne format (eller et format, der er aftalt med modtagerens tjenesteudbyder)
- Fakturaen sendes til den korrekte modtager, ofte ved netværkssamarbejde eller via sammenkoblingsaftaler
Succesfaktorer for elektronisk fakturering i Sverige
- Vælg den rigtige EDI-tjenesteudbyder: En erfaren EDI-tjenesteudbyder med et stort netværk kan være afgørende
- Tilmeld dig Peppol
- Registrer dig i NEA eRegistrer
- Brug onboarding-tjenester: Tjenesteudbyderen kan muligvis fremskynde processen med onboarding af leverandører til at sende dig elektroniske fakturaer.
- Samarbejd med en systemintegrator: Sørg for problemfri integration med dine eksisterende systemer. (Logiq har en stort og voksende netværk af samarbejdspartnere Det kan hjælpe dig)
- Opbyg intern kompetence: Invester i uddannelse og forståelse af elektronisk fakturering for dine medarbejdere
- Forbered dig på skalering: Vælg løsninger, der kan vokse med din virksomhed
Resumé
På grund af kompleksiteten i de svenske B2B-transaktioner er det afgørende at finde den EDI-udbyder, der passer til din individuelle virksomhed. Sørg for at finde en EDI-udbyder med de nødvendige interoperabilitetsaftaler samt Onboarding Services. Endvidere bør udbyderen tilbyde yderligere tjenester såsom scanning og dokumentkontrol. Endelig, og måske vigtigst af alt, skal udbyderen have en Nordisk servicedesk der svarer hurtigt, når du prøver at nå dem - uanset om det er via telefon eller mail.
Som en Nordens førende EDI-udbyder, Logiq har den ekspertise og infrastruktur, der kræves for at sikre en vellykket implementering af elektronisk fakturering for svenske virksomheder.
Vil du vide mere om, hvordan din virksomhed kan komme i gang med elektronisk fakturering? Kontakt os for en snak om, hvad der kan opnås.