Hvad er en elektronisk faktura?

‍

Elektroniske fakturaer eller e-fakturaer er fuldt digitale fakturaer, der sendes direkte mellem virksomhedernes finansielle systemer i et struktureret, maskinlæsbart format.

‍

Elektronisk fakturering giver forskellige fordele for virksomheder, såsom at spare tid og ressourcer, forbedre kontrollen og fremme miljøvenlig og bæredygtig praksis.

‍

‍

Elektroniske fakturaformater og netværk i Danmark

‍

Det mest anvendte format til elektronisk fakturering i Danmark er OIOUBL format, en undergruppe af den internationale standard UBL 2.0 (Universal Business Language) fra OASIS (Organisationen for fremme af strukturerede informationsstandarder). OIOUBL 2.02 blev udgivet september 2009 og blev opdateret til OIOUBL 2.1 maj 2022.

‍

En af fordelene ved OIOUBL er standardiseringen af forretningsdokumenter, og baseret på UBL 2.0 understøtter OIOUBL en række forskellige forretningskrav, hvilket sikrer grænseoverskridende udveksling af dokumenter, herunder elektroniske fakturaer.

‍

Nemohandel er den officielle digitale infrastruktur til udveksling af forretningsdokumenter i Danmark, både i den private og offentlige sektor. Nemhandel har været obligatorisk for B2G-transaktioner siden 2005 og administreres og stiftes af den danske regering gennem Erhvervsstyrelsen, hvis mandat er at gøre ansvarlig forretningsførelse let og attraktiv i hele Danmark.

‍

Nemhandel består af en række adgangspunkter og et digitalt kontaktregister NHR (Handelsregister), som er en Peppol SMP (Service Metadata Publisher). Det var oprindeligt baseret på NHR, OIOUBL og OIORASP (sidstnævnte er blevet taget ud af drift).

‍

Sammenfattende benytter Danmark to netværk:

‍

• Nemhandel til indenlandske transaktioner, der understøtter et bredere udvalg af dokumenter
• Peppol-netværket til grænseoverskridende transaktioner, for at muliggøre en mere gnidningsløs integration med udenlandske forretningspartnere

‍

‍

Status for elektroniske fakturaer i Danmark

‍

Regeringen i Danmark har i en årrække været proaktiv med at fremme elektronisk fakturering og gjort e-fakturaer obligatoriske i B2G-transaktioner allerede i 2005. Gennem Nemhandel og Erhvervsstyrelsens arbejde giver embedsmændene virksomhederne i den private sektor de rammer og støtte, der er nødvendige for at digitalisere deres indkøbsprocesser.

‍

I dag er 99% af alle fakturaer til den offentlige sektor nu elektronisk faktura, og Nemhandelsregistret har 67.633 registrerede modtagere.

‍

‍

‍

‍

Hvordan kommer man i gang med elektronisk fakturering i Danmark?

‍

I Danmark sendes indenlandske elektroniske fakturaer hovedsageligt via Nemhandelsnettet, der består af adgangspunkter og Nemhandelsregisteret (NHR).

‍

For at sende og modtage elektroniske fakturaer i Danmark har en virksomhed brug for:

‍

• Et finansielt system, der kan sende og modtage elektroniske dokumenter, fx i OIOUBL 2.1-format
• Registrering i Nemhandelsregisteret eller en anden SMP (din adgangspunktudbyder foretager denne registrering)
• Tilslutning til et adgangspunkt i Nemhandel netværket

‍

‍

Derudover anbefales det, at adgangspunktudbyderen registrerer dig i Peppol-netværket.

‍

For mindre virksomheder er der flere cloud-baserede finansielle systemer tilgængelige med integrerede Nemhandel adgangspunkter som en del af deres service. Imidlertid, de fleste mellemstore og større virksomheder har brug for en EDI-tjenesteudbyder Det giver et adgangspunkt. Disse tjenesteudbydere vil normalt også tilbyde yderligere tjenester for at forenkle håndteringen af elektroniske fakturaer.

‍

‍

International elektronisk fakturering

‍

International elektronisk fakturering er ofte mere kompleks end indenlandsk. De fleste lande har deres egne foretrukne formater og bruger forskellige netværk. Når du fakturerer internationalt, er det derfor afgørende at finde den rigtige EDI-tjenesteudbyder hos nødvendige sammenkoblingsaftaler og adgang til relevante net, samt et overblik over gældende lovkrav.

‍

At være i stand til modtage elektroniske fakturaer fra udlandet skal du være forbundet med en EDI-tjenesteudbyder, der kan:

‍

• Udveksle dokumenter med den tjenesteudbyder, som afsenderen af fakturaen bruger - enten via sammenkoblingsaftaler eller via interoperabilitetsnet.
• Håndter forskellige fakturaformater og konverter disse til et format, der er kompatibelt med dit økonomiske system.

‍

‍

Til sende elektroniske fakturaer I udlandet skal du være forbundet med en EDI-tjenesteudbyder, der kan sikre, at:

• Fakturaen kan konverteres til modtagerens foretrukne format (eller et format, der er aftalt med modtagerens tjenesteudbyder)
• Fakturaen sendes til den korrekte modtager, ofte ved netværkssamarbejde eller via sammenkoblingsaftaler

‍

‍

‍

Succesfaktorer for elektronisk fakturering

‍

• Vælg den rigtige EDI-tjenesteudbyder: En erfaren EDI-tjenesteudbyder med et stort netværk kan være afgørende
• Samarbejd med en systemintegrator: Sørg for problemfri integration med dine eksisterende systemer. (Logiq har et stort og voksende netværk af partnere, der kan hjælpe dig)
• Opbyg intern kompetence: Invester i uddannelse og forståelse af elektronisk fakturering for dine medarbejdere
• Forbered dig på skalering: Vælg løsninger, der kan vokse med din virksomhed

‍

‍

Resumé

‍

Elektronisk fakturering har længe siden etableret sig som standard for B2B-transaktioner. Med den rette partner og system på plads kan din virksomhed opnå betydelige besparelser og effektivitetsgevinster. Som en Nordens førende EDI-udbyder, Logiq har den ekspertise og infrastruktur, der kræves for at sikre en vellykket implementering af elektronisk fakturering.

‍

Vil du vide mere om, hvordan din virksomhed kan komme i gang med elektronisk fakturering? Kontakt os for en snak om, hvad der kan opnås.

‍