.svg)
Hvad er en elektronisk faktura?
Elektroniske fakturaer eller e-fakturaer er fuldt digitale fakturaer, der sendes direkte mellem virksomhedernes finansielle systemer i et struktureret, maskinlæsbart format.
Det er vigtigt at skelne mellem e-fakturaer for virksomheder (B2B) og eInvoice til privatpersoner (B2C).
For den enkelte virksomhed giver elektronisk fakturering mange fordele, herunder tids- og ressourcebesparelser, bedre kontrol samt miljøvenlig og bæredygtig drift.
Elektroniske fakturaformater og netværk i Norge
Den Peppol-netværk blev indledt i 2008 og formelt oprettet i 2012 til udveksling af elektroniske fakturaer og andre forretningsdokumenter på tværs af landegrænser og er det mest udbredte netværk i norsk sammenhæng.
Tidligere var den dominerende standard for elektroniske fakturaformater i Norge EHF (Electronic Trading Format). I 2019 blev EHF-fakturaer ugyldige til at sende i Peppol-netværket i forbindelse med overgangen fra Peppol BIS Billing 2.0 til 3.0, og i dag anvendes formatet Peppol BIS Billing 3.0.
Dette format sikrer:
- Overholdelse af norske lovkrav
- Kompatibilitet med europæiske standarder
- Automatiske behandlingsfunktioner
- Høj sikkerhed i transmission
EHF er stadig en gyldig standard for andre kommercielle dokumenter, såsom ordrer osv., men bruges ikke længere til elektroniske fakturaer. Mange bruger dog stadig udtrykket EHF-faktura i Norge, selvom det korrekte udtryk er Peppol BIS Billing 3.0.
Status for elektroniske fakturaer i Norge
Norge har været en pioner inden for elektronisk fakturering, og siden 2012 har statslige myndigheder været forpligtet til at kunne modtage elektroniske fakturaer og kreditnoter i standardiserede formater (første EHF, og fra 2019 Peppol BIS Billing 3.0-format).
Stigningen i elektroniske fakturatransaktioner har været betydelig, og DFØ (det norske agentur for offentlig og finansiel forvaltning) rapporterer, at der blev gennemført tæt på 170 millioner faktura- og kreditnotatstransaktioner i 2024.
Illustrationen nedenfor viser væksten i elektroniske fakturaer i både EHF- og Peppol BIS-formater i Norge, med alle tal repræsenteret i millioner af transaktioner.
Hvordan kommer man i gang med elektronisk fakturering i Norge?
I Norge sendes elektroniske fakturaer hovedsageligt via adgangspunkter i Peppol-netværket. Afsenderens adgangspunkt finder den korrekte adresse til modtageren i Peppols adresseregister. ELMA (Elektronisk modtager- og adresseregister) er det norske adresseregister og indeholder blandt andet oplysninger om dokumentformatet og modtagerens adgangspunkt.
For at sende og modtage elektroniske fakturaer i Norge har en virksomhed brug for:
- Et finansielt system, der kan sende og modtage elektroniske dokumenter, fx i Peppol BIS Billing 3.0 format
- Registrering i ELMA eller en anden SMP (din adgangspunktudbyder foretager denne registrering)
- Forbindelse til et adgangspunkt i Peppol-netværket
For mindre virksomheder er der flere skybaserede finansielle systemer tilgængelige med integreret Peppol-adgangspunkt som en del af deres service. Imidlertid, de fleste mellemstore og større virksomheder har brug for en EDI-tjenesteudbyder Det giver et adgangspunkt. Disse tjenesteudbydere vil normalt også tilbyde yderligere tjenester for at forenkle håndteringen af elektroniske fakturaer.
International elektronisk fakturering
International elektronisk fakturering er ofte mere kompleks end indenlandsk. De fleste lande har deres egne foretrukne formater og bruger forskellige netværk. Når du fakturerer internationalt, er det derfor afgørende at finde den rigtige EDI-tjenesteudbyder hos nødvendige sammenkoblingsaftaler og adgang til relevante net, samt et overblik over gældende lovkrav.
At være i stand til modtage elektronisk fakturas fra udlandet skal du være forbundet med en EDI-tjenesteudbyder, der kan:
- Udveksle dokumenter med den tjenesteudbyder, som afsenderen af fakturaen bruger - enten via sammenkoblingsaftaler eller via interoperabilitetsnet.
- Håndter forskellige fakturaformater og konverter disse til et format, der er kompatibelt med dit økonomiske system.
Til sende elektroniske fakturaer I udlandet skal du være forbundet med en EDI-tjenesteudbyder, der kan sikre, at:
- Fakturaen kan konverteres til modtagerens foretrukne format (eller et format, der er aftalt med modtagerens tjenesteudbyder)
- Fakturaen sendes til den korrekte modtager, ofte ved netværkssamarbejde eller via sammenkoblingsaftaler
Succesfaktorer for elektronisk fakturering
- Vælg den rigtige EDI-tjenesteudbyder: En erfaren EDI-tjenesteudbyder med et stort netværk kan være afgørende
- Samarbejd med en systemintegrator: Sørg for problemfri integration med dine eksisterende systemer. (Logiq har en stort og voksende netværk af samarbejdspartnere Det kan hjælpe dig)
- Opbyg intern kompetence: Invester i uddannelse og forståelse af elektronisk fakturering for dine medarbejdere
- Forbered dig på skalering: Vælg løsninger, der kan vokse med din virksomhed
Resumé
Elektronisk fakturering har længe siden etableret sig som standard for B2B-transaktioner. Med den rette partner og system på plads kan din virksomhed opnå betydelige besparelser og effektivitetsgevinster. Som en Nordens førende EDI-udbyder, Logiq har den ekspertise og infrastruktur, der kræves for at sikre en vellykket implementering af elektronisk fakturering.
Vil du vide mere om, hvordan din virksomhed kan komme i gang med elektronisk fakturering? Kontakt os for en snak om, hvad der kan opnås.