EDI (Electronic Data Interchange) er en kraftfuld måde at hjælpe din virksomhed med at opnå netop det. I dette blogindlæg introducerer vi, hvad EDI er, og hvordan du kan komme i gang. Vi vil også give eksempler på, hvordan EDI kan hjælpe dig med at strømline dine arbejdsprocesser.

‍

‍

Hvad er EDI?

‍

EDI er forbindelsen mellem virksomhedens interne IT-systemer og dine handelspartneres systemer. Når du sender og modtager dokumenter elektronisk ved hjælp af EDI, sikrer du, at både dig, dine kunder og dine leverandører kan arbejde mere effektivt. EDI kan bruges i flere kunde- eller leverandørorienterede processer i din virksomhed, herunder indkøb, ordrebehandling og logistik, kreditorer og tilgodehavender.

‍

Fordelene ved at implementere EDI inkluderer bedre datakvalitet, forbedret effektivitet, forbedret sikkerhed, reducerede omkostninger og lavere risiko for misforståelser. Derudover forbedrer EDI markant din kontrol over din kommunikation med dine handelspartnere.

‍

Hvordan kommer man i gang med EDI?

‍

Når din virksomhed har besluttet at vedtage EDI, er det vigtigt at komme godt i gang.

Som udgangspunkt bør du finde en EDI-udbyder med en god forståelse af din branche og din virksomhed, og gerne har referencer fra lignende projekter. Det er også en bonus, hvis udbyderen har tidligere erfaring med det eller de interne IT-systemer, som du bruger og planlægger at integrere gennem EDI.

‍

Den EDI-udbyder, du vælger, hjælper dig med at konfigurere din EDI-kommunikation med dine handelspartnere. I EDI-branchen kaldes dette ofte „onboarding“. Aktiviteten indebærer at etablere kommunikation mellem dig og dine handelspartnere og sikre, at begge parter kan sende og modtage dokumenter i de formater, du ønsker.

Når det elektroniske dokumentflow er etableret, kan du høste fordelene ved din investering - og kommunikere effektivt med dine kunder og/eller leverandører.

Sådan bruger du EDI til at strømline dine arbejdsprocesser

‍

EDI kan bruges til at strømline flere af din virksomheds kunde- eller leverandørorienterede processer.

Strømliningen kan eksemplificeres gennem fire typiske processer, hvor EDI er velegnet: Indkøb, kreditorer, ordrebehandling og logistik og tilgodehavender.

‍

Indkøb

Ved at etablere EDI inden for indkøb og indgående logistik, vil dine medarbejdere være i stand til at bestille varer direkte fra virksomhedens indkøbssoftwareløsning.

Kataloger, der formidles via EDI af leverandørerne, giver dine medarbejdere mulighed for at gennemse leverandørernes produkter i softwareløsningen.

Når en ordre er oprettet, sendes den direkte til leverandørens interne systemer som en elektronisk besked, og en ordrebekræftelse vil blive returneret og synlig i din indkøbssoftware. Dine medarbejdere vil også være i stand til at ændre eller annullere en ordre fra din softwareløsning, hvis det er nødvendigt.

Denne proces fjerner behovet for manuel opfølgning og overvågning, der ellers ville være nødvendig. Både ordren og bekræftelsen, som ellers kunne have havnet i postkassen hos en af dine medarbejdere, er nu direkte tilgængelige fra dine interne systemer.

I flere brancher er det også almindeligt, at leverandøren sender en elektronisk besked via EDI, når varerne er indlæst og klar til levering til køberen. Denne meddelelse (forsendelsesrådgivning) giver dig mulighed for at forberede leveringen og dens indhold og muliggør strømlinering af varemodtagelsen hos din virksomhed. Det vil også give dig en tidlig advarsel, hvis dele af den forventede levering mangler. Dette åbner også store muligheder for automatisering af varemodtagelsen.

‍

‍

Kreditorkonti

En EDI-udbyder skal være i stand til at hjælpe dig modtag alle dine fakturaer elektronisk så du modtager dem direkte i din regnskabs- eller workflow-software uden yderligere manuel håndtering. Du skal dog ikke forvente, at alle dine leverandører er i stand til at sende Elektroniske fakturaer fra dag et. Derfor bør en EDI-udbyder have støtte til scanning og fortolkning af mail og e-mail for at sikre, at alle fakturaer modtages i et enkelt elektronisk format på din side. På denne måde sparer du tid, oplever ensartet datakvalitet og reducerer risikoen for fortolkningsfejl.

Nogle EDI-udbydere tilbyder også løsninger til automatisk kontrol af de fakturaer, du modtager og rette potentielle fejl, før de når dig. Disse løsninger er også i stand til at underrette leverandører, der sender fakturaer, der ikke matcher dine krav eller mangler information, og sætte dem i stand til at sende fakturaen igen med korrekte oplysninger.

‍

‍

Ordrebehandling og logistik

Indenfor ordrebehandling og logistik, EDI etableres ofte først på grund af kundens krav. Imidlertid vil indførelse af EDI i disse processer resultere i betydelige effektivitetsgevinster for dine medarbejdere, der også arbejder med ordrebehandling. Ved modtager Når du bestiller elektronisk, vil oplysningerne fra dine kunder strømme direkte ind i din ordrebehandlingssoftware til videre håndtering.

‍

Dette fører også til yderligere automatiseringsmuligheder, for eksempel gennem automatisk validering af lagerstatus og estimering af leveringstider. Dine medarbejdere behøver ikke længere at fortolke ordrer i flere forskellige formater og manuelt indtaste ordreoplysninger i dine systemer. Desuden vil dine medarbejdere være i stand til øjeblikkeligt at sende ordrebekræftelser tilbage til kunderne, vel vidende om, at disse oplysninger vil blive leveret korrekt.

‍

Når du pakker og forbereder leveringen, vil du kunne sende en elektronisk besked (forsendelsesrådgivning) til kunden med information om leverancens indhold og hvordan den pakkes. Dette fører igen til færre misforståelser og sikrer, at kunden modtager korrekte oplysninger om leveringen og dens indhold.

‍

‍

Tilgodehavender

Når du sender fakturaer, er det vigtigste, at faktura når kunden — og helst på den måde, kunden foretrækker at modtage fakturaen. De fleste kunder vil i disse dage foretrække, og nogle gange også kræve, at modtage elektroniske fakturaer. Nogle mindre kunder kan dog stadig kun nås via e-mail eller papir. At holde styr på, hvordan dine kunder skal nås på den mest effektive måde, kan være en omfattende opgave for en virksomhed, men dette er en opgave, som EDI-udbydere kan løse effektivt for dig.

EDI-udbydere tilbyder flerkanalsløsninger vil kunne modtage fakturaer fra du i et enkelt elektronisk format og sikre, at modtager nås uanset om dette sker via Peppol, sammenkoblingsnetværk, direkte via EDI eller via e-mail eller papirfakturaer. Sådan automatisering giver din virksomhed mulighed for at fokusere på at få de rigtige oplysninger ind i fakturaen, mens EDI-udbyderen håndterer distributionen. Ud over fakturaer kan EDI også bruges til betalingspåmindelser, kreditnoter og andre former for betalingsanmodninger.

EDI er en del af den globale digitalisering af forsyningskæder

‍

Mens EDI har eksisteret i årtier, er det blevet mere og mere relevant i de senere år, efterhånden som forsyningskæderne er blevet mere globale. Desuden har fokus på automatisering og forbedringer af it-systemer og teknologi skubbet på bedre og mere effektive måder at kommunikere med handelspartnere på. Ved at bruge EDI til at strømline din virksomheds kunde- og leverandørorienterede processer, deltager du i bevægelsen mod forbedrede og mere forbundne forsyningskæder.