
Selv små justeringer i gentagne opgaver kan resultere i betydelige fordele. I denne artikel giver vi et overblik over nogle af de fordele, EDI kan give din virksomhed, hvis de implementeres korrekt.
Hvad er EDI?
EDI (Electronic Data Interchange) er en løsning til digital kommunikation mellem forretningspartnere, der giver dig mulighed for at kommunikere elektronisk uanset hvilke systemer og formater hver side bruger. De fleste EDI-udbydere vil være i stand til at hjælpe dig med distribution og modtagelse af elektroniske fakturaer, hvorimod kun de mere dedikerede og avancerede EDI-udbydere kan hjælpe dig med at udveksle alle former for EDI-forretningsdokumenter globalt.
EDI hjælper dig med at understøtte dine kunders krav
Brugen af EDI vokser løbende, og professionelle købere kræver, at deres leverandører understøtter EDI for at købe og modtage opdateringer elektronisk fra dem. Ved at implementere support til EDI i dine ordrehåndterings- og logistikprocesser, ud over dine faktureringssystemer, vil du være i stand til at understøtte kravene fra nuværende og fremtidige kunder.
EDI vil fremskynde dine indkøbs- og ordrestyringsprocesser
For mange virksomheder er indkøbs- og ordrestyringsprocesserne tidskritiske. Når dokumenter håndteres manuelt, og oplysninger skal overføres mellem to parter, er der risiko for fejl eller misforståelser. Forskellige parter bruger forskellige udtryk, dokumentlayout, datoformater, enheder, og mere. Manuelt at fortolke og registrere sådanne dokumenter i dine egne systemer er tidskrævende og fejltilbøjelig.
Ved at automatisere sådanne processer med EDI standardiseres processen, og tiden til at modtage og sende informationen reduceres drastisk.
Styrk dine forretningsforbindelser
EDI kan resultere i stærkere forretningsforbindelser med dine leverandører og kunder, efterhånden som forsyningskæden og logistikprocesserne forbedres. Dine kunder vil modtage hurtigere opdateringer om status på deres ordrer, og dine leverandører vil være i stand til at kommunikere med dig på en strømlinet og effektiv måde.
Reducer fejl og øg effektiviteten
Manuelle processer er ofte forbundet med menneskelige fejl og misforståelser.
Afvigelser i layoutet af dokumenter, forskellige formater, stansefejl og fejlagtig dokumenthåndtering er almindelige kilder til fejl, og mulighederne for fejl øges, når netværket af købere eller leverandører vokser.
For at tackle disse problemer vælger mange virksomheder at øge den manuelle indsats for at finde og fjerne fejl, men dette er en tidskrævende og besværlig opgave.
Ved brug af EDI reduceres sandsynligheden for menneskelige fejl. Automatiseringen af dokumentflowet vil også føre til forbedringer i den overordnede proces. Resultatet er, at medarbejderne kan fokusere på mere værdiskabende opgaver end den gentagne og trættende proces med manuelt at sende og modtage dokumenter.
Forbedre informationsstrømmen og undgå forsinkelser
EDI sikrer en hurtig og problemfri overførsel af information mellem forretningspartnere og reducerer sandsynligheden for forsinkede leverancer.
Ved at sætte dine interne systemer i stand til at sende og modtage information via EDI, kan din virksomhed få adgang til information om, hvad der sker i dine forsynings- og distributionskanaler. Nem adgang til disse oplysninger er tids- og omkostningsbesparende og muliggør bedre beslutningstagning baseret på pålidelige data.
Reducer driftsomkostningerne
EDI kan reducere driftsomkostningerne for din virksomhed betydeligt ved at reducere de administrative omkostninger ved papir, udskrivning, opbevaring af dokumenter, mailing, arkivering og besværlige manuelle processer.
Reducer lageromkostninger
Forbedret synlighed i forsyningskæden vil reducere ukendte faktorer og fejlkilder. EDI vil bidrage til at strømline din indkøbsproces, give en status for, hvor i ordreprocessen dine varer er, og reducere behovet for bufferlager. Som et resultat reduceres unødvendige lageromkostninger på grund af overskydende produkter. Derudover arbejder systemerne til afsendelse og modtagelse af dokumenter kontinuerligt 24/7, hvilket fjerner forsinkelser i bestillingsprocesser, der kommer fra arbejdstiden.
Øget sikkerhed
EDI sikrer øget sikkerhed i dokumentoverførslen mellem virksomheder. Overførslen følger strenge sikkerhedsstandarder og sikre kommunikationsprotokoller, hvilket bliver mere og mere vigtigt for enhver virksomhed.
Papirfri og miljøvenlig
En masse kommunikation mellem handelspartnere foregår stadig via e-mail eller telefon, og en stor mængde handelsdokumenter sendes også stadig på papir.
Ved at investere i EDI arbejder du for en verden med mindre brug af papir og lavere CO2-emissioner - en vigtig CSR-opgave, der ikke bør overses.